حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری (با کد کل ۱۰۳)، سومین زیرمجموعهٔ دارایی‌های جاری است. این حساب، مطالبات واحد اقتصادی از دیگران را نشان می‌دهد که از دل فعالیت‌های اصلی و عملیاتی شرکت بیرون آمده است.

تعریف و تفاوت تجاری با غیرتجاری

وقتی شرکت کالا یا خدمت اصلی خود، همان چیزی که برای آن تأسیس شده، را بفروشد، این حساب درگیر می‌شود.

تفکیک «حساب» و «اسناد» دریافتنی

• حساب دریافتنی تجاری (کد ۱۰۳۰۲): طلبی که بر اساس اعتبار و اعتماد به مشتری ایجاد می‌شود، بدون سند کتبی مانند چک؛ به آن «حساب دفتری» هم گفته می‌شود.
• اسناد دریافتنی تجاری (کد ۱۰۳۰۴): زمانی استفاده می‌شود که در قبال فروش کالا یا خدمات، از مشتری سند تجاری مانند چک دریافت شده باشد.

اصل افشا و نحوهٔ ثبت

حتی اگر مشتری همان لحظه پول را نقداً پرداخت کند، باید ابتدا حساب دریافتنی او بدهکار و سپس با دریافت وجه، بستانکار شود.

علت این کار، رعایت اصل افشای کامل است؛ تا در آینده بتوان گزارش دقیقی از حجم معاملات با یک مشتری خاص، سوابق چک‌های او و نحوهٔ تسویه‌حساب‌هایش استخراج کرد. اگر مستقیماً حساب بانک بدهکار و فروش بستانکار شود، سوابق معامله با آن شخص در کاردکس او ثبت نمی‌شود.

تسویه و تصفیه چیست؟

تسویه به معنای مساوی شدن دریافت‌ها و پرداخت‌ها در یک فاکتور خاص است.

تصفیه به معنای صاف شدن کامل حساب و پایان همکاری یا بستن کلی حساب مشتری است. تا زمانی که همکاری ادامه دارد، معمولاً حساب‌ها به‌صورت مقطعی تسویه می‌شوند؛ تصفیهٔ کامل زمانی رخ می‌دهد که دیگر طلبی باقی نمانده باشد.

سطوح تفصیلی برای گزارش‌گیری بهتر

برای مدیریت دقیق اسناد دریافتنی تجاری، که تعداد چک‌ها می‌تواند بسیار زیاد باشد، استفاده از سطوح تفصیلی پیشنهاد می‌شود.

1. سطح ۱: محل نگهداری، مانند صندوق شمارهٔ یک یا نام صندوق‌دار.
2. سطح ۲: نام مشتری یا شخص صادرکنندهٔ چک.
3. سطح ۳: نام بانک صادرکنندهٔ چک، برای اطلاع از اینکه چک‌های دریافتی بیشتر مربوط به کدام بانک‌هاست.

مثال عملی ثبت سند

فرض کنید آقای محمودی ۱۰۰ میلیون تومان کالا را به‌صورت نسیه خریداری می‌کند.

در مرحلهٔ دوم، حساب دفتری آقای محمودی تسویه شده و طلب او به یک سند (چک) تبدیل می‌گردد.

ماهیت حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری، مانند سایر حساب‌های دارایی، بدهکار (Debit) است؛ با فروش نسیه بدهکار و با وصول مطالبات، بستانکار می‌شود.

سوالات متداول