Description
این فرم مهمترین و اصلیترین بخش خرید و تدارکات محسوب میشود، چون برای خرید هرکالایی در ابتدا باید درخواست آن انجام گیرد. هر واحد زمانی که به کالا یا ملزوماتی نیاز داشته باشد، ابتدا باید به وسیله فرم درخواست، نیاز خود را اعلام نماید. سپس انباردار با کنترل موجودی درصورت وجود، مجوز حواله کالا را به واحد مربوطه ارسال میکند، در این بین اگر موجودی درخواست شده صفر یا منفی باشد، سفارش خود را به واحد خرید اعلام میکند تا درخواست خرید نهایی ثبت گردد.
پس زمانی که شرکت به کالایی یا خدماتی نیاز داشته باشد، واحد متقاضی درخواست خود را به واحد انبار یا تدارکات ارسال میکند، تا پس از بررسی موجودی، خرید صورت گیرد.
مراحل انجام خرید به شرح زیر انجام میپذیرد:
- تنظیم فرم درخواست خرید را در دو و ارسال به واحد تدارکات
- تأیید حسابداری و مسئول بخش اداری و مالی
- ارسال نسخه دوم فرم به انبار
- نگهداری انباردار از نسخه دوم تا دریافت کالا
- تطبیق کالا با نسخه توسط انباردار و تنظیم رسید انبار
- تهیه فاکتور توسط واحد تدارکات
- تطبیق مدارک توسط حسابداری.
فرم درخواست خرید شامل موارد زیر است:
- تاریخ
- شماره
- شرح کالا
- شماره کالا
- مقدار تقاضا شده
- ملاحظات
در قسمت پایین فرم، حسابداری و مسئول بخش اداری و مالی، محلهای مربوطه را امضاء میکنند.
آیا برای فرم درخواست خرید، سند حسابداری صادر میشود؟
فرم درخواست خرید کالا رویداد مالی نیست بنابراین دارای سند حسابداری نیست، اما پس از خرید، اطلاعات مربوط به آن در اسناد حسابداری ثبت میشود. به عبارت دیگر، فرم درخواست خرید به عنوان یک مدرک اولیه برای پیگیری خرید و ثبت در حسابداری عمل میکند
فرم رسید انبار نیز از واحدهای زیر تشکیل شده است:
- تاریخ
- شماره
- شماره فرم درخواست خرید.
- شماره کالا
- مقدار
- قیمت واحد
- قیمت کل
- ملاحظات
در قسمت پایانی فرم، انباردار پس از درج نام خود، محل مربوطه را امضاء میکند.
امکانات و قابلیتهای استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات
- ثبت درخواست خرید
- تجمیع درخواستهای خرید
- کنترل و محاسبه سفارشات
- نظارت بر بودجه مصرفشده و تطبیق آن
- تعریف و ارزیابی تامینکنندگان
- امکان تحویل کالا به انبار
- ارائه گزارش
- استفاده از فرم خرید
- ایجاد گزارشهای سفارشی
- تفکیک اطلاعات
اهمیت استفاده از فرم درخواست خرید
- کاهش خطا : با ثبت دقیق اطلاعات، احتمال بروز خطا در فرآیند خرید کاهش مییابد.
- تسهیل ارتباطات : ارتباط بین واحدهای مختلف سازمانی مانند بخش خرید، انبار و مالی با استفاده از فرم درخواست کالا تسهیل میشود.
- مدیریت هزینهها: درخواستهای خرید به سازمان این امکان را میدهند که هزینهها را قبل از انجام خرید ارزیابی و کنترل کنند.
- بهبود زمانبندی: با استفاده از فرم درخواست کالا، فرآیند خرید سریعتر و بدون تاخیر انجام میشود و زمانبندیهای دقیقتری برای تحویل کالاها وجود دارد.
فرم درخواست کالا ابزاری حیاتی برای سازمانها است که به بهبود فرآیند خرید، کنترل منابع، کاهش هزینهها و افزایش شفافیت کمک میکند. بدون این فرم، پیگیری و مدیریت درخواستها بسیار دشوار و وقتگیر خواهد بود و احتمال بروز خطاها و مشکلات در فرآیند تأمین کالاها افزایش مییابد.
برای دسترسی به همه ی فرم های حسابداری میتوانید به صفحه مربوطه مراجعه فرمایید.
Reviews
There are no reviews yet.