پرش به محتوا ذخایر در حسابداری بدهی‌هایی است که تعهدش امروز وجود دارد، اما مبلغ یا زمان پرداختش هنوز قطعی نیست و باید برآورد شود؛ مثل ذخیره گارانتی محصولات یا ذخیره مرخصی استفاده‌نشده کارکنان. ذخایری که ظرف یک سال تسویه می‌شوند، در بدهی‌های کوتاه‌مدت و با ماهیت بستانکار ثبت می‌شوند. مرجع شناسایی آن‌ها در ایران استاندارد حسابداری شماره ۴ است.
شرکتی که امسال هزار یخچال با یک سال گارانتی فروخته، می‌داند بخشی از آن‌ها خراب می‌شوند. نمی‌داند کدام و دقیقاً چقدر، ولی هزینه‌اش مال فروش امسال است. ذخیره همین هزینه را به سال درست می‌برد.
هر برآورد نگرانی، ذخیره نیست. استاندارد حسابداری شماره ۴ (ذخایر، بدهی‌های احتمالی و دارایی‌های احتمالی) سه شرط را با هم می‌خواهد:
اگر یکی از این شرط‌ها نباشد، ذخیره ثبت نمی‌شود. تعهدی که خروج منابع برایش محتمل نیست یا مبلغش برآوردپذیر نیست، «بدهی احتمالی» است و فقط در یادداشت‌های صورت‌های مالی افشا می‌شود. [متن دقیق شرط‌ها را پیش از انتشار با استاندارد ۴ تطبیق دهید]
در بیشتر کدینگ‌ها، ذخیره مالیات بر درآمد حساب کل جدا دارد (کد ۳۰۴) و بقیه ذخایر کوتاه‌مدت زیر «سایر ذخایر» یا «ذخیره هزینه‌های معوق» (کد ۳۰۸) با معین جدا ثبت می‌شوند.
هزینه تعمیر یا تعویض محصولاتی که امسال فروخته شده‌اند و ممکن است در دوره گارانتی برگردند. مبنای برآورد، درصد خرابی سال‌های قبل است.
| رویداد | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| شناسایی در پایان سال | هزینه گارانتی محصولات ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | سایر ذخایر – ذخیره گارانتی ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| انجام تعمیر در سال بعد | سایر ذخایر – ذخیره گارانتی | موجودی نقد و بانک / موجودی قطعات |
اگر هزینه واقعی سال بعد از ذخیره بیشتر شد، مابه‌التفاوت هزینه همان سال است. اگر کمتر شد، باقی‌مانده ذخیره برگشت داده می‌شود و هزینه گارانتی سال جاری را کم می‌کند.
کارمندی که بخشی از مرخصی استحقاقی‌اش را استفاده نکرده، می‌تواند بازخرید آن را مطالبه کند. شرکت در پایان سال این تعهد را برآورد می‌کند: روزهای مرخصی ذخیره‌شده ضرب در مزد روزانه هر کارمند.
بن کارگری، عیدی یا پاداشی که به کار امسال مربوط است ولی هنوز پرداخت نشده، در پایان سال ذخیره می‌شود. اگر مبلغ دقیقاً معلوم است، این‌ها بیشتر به «هزینه پرداختنی» نزدیک‌اند تا ذخیره؛ اسم ذخیره فقط وقتی دقیق است که مبلغ برآوردی باشد.
در بعضی کدینگ‌ها «ذخیره کاهش ارزش موجودی» کنار ذخایر کوتاه‌مدت آمده است. ولی این ذخیره هیچ تعهدی به شخص دیگری ایجاد نمی‌کند؛ فقط می‌گوید موجودی انبار کمتر از بهای دفتری‌اش می‌ارزد.
به همین دلیل در صورت‌های مالی، کاهش ارزش موجودی از مبلغ موجودی کالا در دارایی‌های جاری کم می‌شود و در بدهی‌ها گزارش نمی‌شود. همین حکم برای ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول هم برقرار است. اگر نرم‌افزار حسابداری شما آن را زیر کد ۳۰۸ تعریف کرده، در تهیه ترازنامه آن را به طرف دارایی منتقل کنید.
ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان (سنوات) هم ذخیره است، اما معمولاً زمانی پرداخت می‌شود که کارمند بازنشسته شود یا شرکت را ترک کند. این زمان برای بیشتر کارکنان بیش از یک سال بعد است. برای همین سنوات در بدهی‌های بلندمدت، با کد ۴۰۴، ثبت می‌شود.
استثنا وقتی است که بخشی از سنوات ظرف سال آینده قابل پرداخت باشد؛ مثل سنوات کارمندی که قراردادش تمام شده یا تسویه سالانه‌ای که شرکت انجام می‌دهد. همان بخش در بدهی‌های کوتاه‌مدت گزارش می‌شود.
| ویژگی | هزینه پرداختنی | ذخیره | بدهی احتمالی |
|---|---|---|---|
| وجود تعهد | قطعی | قطعی | نامشخص یا خروج منابع نامحتمل |
| مبلغ | دقیق | برآوردی | غیرقابل برآورد یا نامحتمل |
| ثبت در دفاتر | بله | بله | خیر، فقط افشا در یادداشت‌ها |
| مثال | حقوق اسفند پرداخت‌نشده | گارانتی محصولات فروخته‌شده | دعوای حقوقی با نتیجه نامعلوم |
بدهی‌هایی است که تعهدشان وجود دارد، اما مبلغ یا زمان پرداختشان قطعی نیست و برآورد می‌شود؛ مثل ذخیره گارانتی یا مرخصی استفاده‌نشده. ذخایری که ظرف یک سال تسویه می‌شوند، در بدهی‌های کوتاه‌مدت و با ماهیت بستانکار ثبت می‌شوند.
طبق استاندارد حسابداری شماره ۴، باید تعهد فعلی ناشی از رویداد گذشته وجود داشته باشد، خروج منابع برای تسویه محتمل باشد و مبلغ به شکل اتکاپذیر قابل برآورد باشد.
ذخیره هر سه شرط شناسایی را دارد و در دفاتر ثبت می‌شود. بدهی احتمالی یکی از شرط‌ها را ندارد، مثلاً خروج منابع محتمل نیست یا مبلغ برآوردپذیر نیست، و فقط در یادداشت‌های صورت‌های مالی افشا می‌شود.
در پایان سال، هزینه گارانتی محصولات بدهکار و سایر ذخایر – ذخیره گارانتی بستانکار می‌شود. هنگام انجام تعمیر در سال بعد، ذخیره بدهکار و بانک یا موجودی قطعات بستانکار می‌شود.
خیر. این ذخیره تعهدی به شخص دیگری ایجاد نمی‌کند و در صورت‌های مالی از مبلغ موجودی کالا در دارایی‌های جاری کم می‌شود.
معمولاً بلندمدت و در کد ۴۰۴ ثبت می‌شود، چون هنگام خروج یا بازنشستگی کارمند پرداخت می‌شود. بخشی که ظرف سال آینده قابل پرداخت است، در بدهی‌های کوتاه‌مدت گزارش می‌شود.
ذخایر را فقط وقتی ثبت کنید که سه شرط استاندارد ۴ با هم برقرار باشند: تعهد فعلی، خروج منابع محتمل و برآورد اتکاپذیر. ذخیره گارانتی و مرخصی را هر سال از روی تجربه واقعی بازبینی کنید، ذخیره کاهش ارزش موجودی را در طرف دارایی گزارش کنید و سنوات را به بدهی‌های بلندمدت ببرید. تعهدی که شرط‌ها را ندارد، فقط در یادداشت‌ها افشا می‌شود.
این سرفصل یکی از زیرمجموعه‌های بدهی‌های کوتاه‌مدت است و صفحه اصلی بدهی‌های کوتاه‌مدت بقیه سرفصل‌ها را هم توضیح می‌دهد.
